Январь-Декабрь 2024 — Заметка №9

Один из важных артефактов наших продуктовых процессов — check-in meetings или “контрольная встреча”.

Давайте поговорим про неё поподробнее, а я покажу как это у нас выглядит.

I. Предпосылки
Если ваша продуктовая команда стала больше пары-тройки человек, то у вас появляются две цели, которые противоречат друг другу.

Первая задача требует от вас вовлекаться в ежедневные дела команды меньше. Вторая задача требует вовлекаться больше.

Перекос в ту или иную сторону несёт свои специфичные проблемы. Вы или ограничиваете маштабирование команд, замыкая решения на себя — то есть общая скорость ограничена вашей скоростью и ёмкостью, что может работать, но до определенного предела. Или же у вас теряется управление — все идут в разные стороны, нет фокуса, а о проблемах вы узнаете слишком поздно (когда они уже случились, а не когда появились первые симптомы).

Ситуация становится ещё сложнее, когда в нашей картине мира появляются интересанты из руководителей и других частей компании. Им хочется знать, что происходит в продуктовой команде: а что мы выпустили, а почему, а какой роадмап, а на год, а вот мы выпустили — а какой импакт и так далее и так далее. Этот интерес понятен и справедлив — результаты их работы зависит от продукта, они хотят знать и влиять на продуктовые планы. Но без управления и направления этих запросов — продакт-менеджеры могут быть погребены под этой “бесполезной работой” — готовить слайды, таблички, упаковывать и переупаковывать мысли и идеи снова и снова для сторонних читателей.

Рано или поздно каждая компания вырастает и принимает решение это как-то улучшить. Но решения могут быть разными.

II. Решение и его фундаментальные принципы
Решение, на мой взгляд, тут такое: вовлекаться сильно и глубоко, но не часто. В процессе вовлечения генерировать артефакты с информацией, которые имеют высокий уровень переиспользования. А для этого используется check-in встреча и check-in слайды.

Проблема любого процесса, что он имеет свойство занимать весь доступный ему объем (как газ). Добавить процесс или дополнительную работу — просто. Ценность процесса заметна, а недостатки — нет. И в большинстве компаний есть социальные табу на обсуждения нужности новых процессов (особенно если их вносит менеджер) — это не одобряется. В результате процессы и “дополнительная обслуживающая работа” плодятся и занимают всё свободное время.

Одно из решений это подход “хочешь добавить процесс/встречу — убери процесс/встречу”. Другой — перед описанием процесса, явно сформулировать его цели и основополагающие принципы (что мы хотим, что мы не хотим).

Что мы хотим:

Что мы не хотим:

III. Check-in встреча и check-in документ
Процесс основан на двух элементах: сheck-in встреча и check-in документ.

Темплейт check-in документа (реальный темплейт из которого я убрал специфичные для нас вещи)

IV. Описание темплейта документа
Давайте посмотрим на каждый слайд шаблона и его цель повнимательнее. (слайды на английском)

Проекты помечены особым образом. У них есть статус оценка риска: ✅ – запущено, ❌ – решили не делать, 🟢 – всё по плану, 🟡 – есть риски, 🔴 – очень серьезные риски, скорее всего не сделаем вовремя. Также примерный прогноз выпуска с точностью до месяца. Самые важные вещи отмечены жирным — важное, это когда вот именно штуку мы хотим сделать точно. И мы готовы жертвовать другими проектами ради этого, если нужно будет выбирать.

Если проект мы не успели сделать в квартале — он переходит на следующий (если мы все же хотим его сделать). В этом случае он должен быть явно помечен (“перенесли с квартала X”).

Задачи и фокусы на следующие кварталы должны восприниматься как предварительный план, а не жёсткое обещание.

V. Дополнение
Мы стараемся проводить такие встречи в конце месяца, но до всех остальных ежемесячных и ежеквартальных встреч с другими отделами, c другими менеджментами т.д. То есть перед ними уже есть все данные и апдейты — это сильно упрощает жизнь.

Каждые три месяца “контрольную встречу” рекомендуется делать “большой контрольной встречей” и больше фокусироваться на результатах квартала и целях на следующий. А каждые двенадцать месяцев — “гранд контрольная встреча”.

Переиспользование данных и апдейтов это ключевая мысль этого процесса. Поэтому я ещё раз отдельно подчеркну, что следует следить за тем, чтобы использовался всегда один и тот же темплейт без изменений. Темплейт можно и нужно улучшать — но сразу для всех. Это позволяет не только легче обновлять его каждый месяц, но и весьма просто собирать результаты каждого сквода в обобщающий документ “результаты продукта за месяц”.

В идеале одинаковые темплейты должны использоваться везде и данные с апдейтами легко текут снизу вверх. Ведь гораздо проще (буквально скопировать и вставить)собрать апдейты с команд, отобрать самое важное и в том же самом темплейте показать дальше.

VI. Заключение
Компаниям разных размеров и разного уровня взросления нужны разные подходны к информированию о своих новостях и контроле своих команд. “Уровень развития” тут не в смысле “хуже или лучше”, а в смысле — “размер” процесса должен соответствовать размеру компании и команды.

И вот как только внутри компании возникают команды, возникает и необходимость рассказывать “а как у команд дела и здоровье”. А как только у компании возникают внешние обязательства (будь это инвесторы или совет директоров) — возникает необходимость рассказывать “а как у нас дела и здоровье”.

Без пригляда это может превратиться в отдельную штуку, которую надо делать, но в которой никто не видит большой пользы. “Раз в квартал мы всё бросаем и делаем слайды для совета директоров”. Да, в этом тоже есть своя польза, но это отдельная задача про которую вспоминают, когда “уже пора”. В итоге все отвлекаются, возникают проблемы вида “ой, а тут мы не знаем как подсчитать” или там “почему-то метрика показывает совсем другое” и т.д.

Гораздно более лучшим подходом является комбинированный “снизу вверх” и “сверху вниз” подход. Когда с одной стороны информация, которую показывают “наверх” (будь это комитет менеджеров, совет директоров или кто-угодно ещё) повторяет информацию, которую собирают ежемесячно (или даже еженедельно) продакт-менеджеры. Но и информация и данные, которые собирают продакт-менеджеры, основаны на том, что желают видеть “наверху”.

Контрольные “check-in” встречи и слайды это подход к реализации именно этого принципа. Думаю, c небольшими изменениями его можно использовать не только продакт-менеджерами, а и с почти любым направлением.